Что такое контроль посещаемости
Контроль посещаемости это фиксация времени прихода и ухода сотрудника и расчёт отработанных часов на её основе. Определение выглядит простым, но на практике к нему добавляются три вопроса: кто вносит запись, можно ли её изменить и когда виден результат.
Именно эти три вопроса и разделяют между собой разные способы.
Проблема ручного учёта
Бумажный журнал и Excel это самый дешёвый способ, поэтому многие компании начинают именно с него. Он перестаёт работать в двух случаях.
Первый: когда запись делает сам сотрудник. Если человек сам пишет в журнал время прихода, это не данные, а заявление. Чтобы его проверить, нужен другой источник, а другого источника нет.
Второй: когда данные приходят с опозданием. Если таблица заполняется в конце месяца, времени на решения по опозданиям уже не остаётся. Контроль теряет смысл и служит только для расчёта зарплаты.
Цена неточности
Цену опозданий легко посчитать на своих числах. Здесь приводим пример, подставьте свои значения.
Допустим, час работы сотрудника стоит 20 000 сумов. Опоздание в среднем на 15 минут в день за 22 рабочих дня даёт 5,5 часа, то есть 110 000 сумов на одного человека. В команде из пятидесяти это уже 5,5 миллиона сумов в месяц.
Это число отличается от компании к компании, и делать его целью не нужно. Важно другое: мелкое на вид опоздание, умноженное на размер команды, превращается в заметную сумму, и увидеть её можно только измерив.
Какие есть способы
Сегодня на практике встречаются четыре подхода. У каждого своё место.
- Бумажный журнал: дёшево, но проверить нельзя и заполняется с опозданием
- Таблица Excel: считать удобно, но данные всё равно вводятся вручную
- Терминал Face ID: приход и уход пишутся автоматически и не редактируются, но привязаны к месту установки
- Мобильное приложение с GPS геозоной: для выездных сотрудников, работает через телефон
Кому что подходит
В офисе, на производстве, в магазине или клинике, то есть там, где есть постоянное рабочее место, терминал даёт самый точный результат. Сотрудник проходит на входе и больше ничего делать не должен.
Для торговых представителей, курьеров, строительных бригад и выездных специалистов терминал не подходит, потому что они не находятся в одной точке. Здесь работает мобильное приложение с геозоной: запись проходит только внутри заданной территории.
Во многих компаниях есть сотрудники обоих типов. Тогда оба способа должны работать в одной системе, иначе вы получите два отдельных отчёта и будете сводить их вручную.
Что происходит при потере интернета
Этот вопрос часто забывают и потом получают проблему. Если во время обрыва связи запись теряется, данные за этот день восстанавливаются вручную, а это возврат к исходной проблеме.
Правильное решение: данные сохраняются на устройстве и загружаются автоматически, когда интернет вернётся. При выборе системы задайте этот вопрос отдельно.
Контроль и доверие
Система посещаемости может быть воспринята командой негативно, особенно если внедрена внезапно. Избежать этого несложно.
Объявите правила заранее: с какой минуты считается опоздание, как определяется штраф, как учитывается переработка. Дайте сотруднику видеть свой расчёт. Точная система защищает не только руководителя, но и сотрудника, потому что в спорной ситуации у обеих сторон одни и те же данные.
Коротко
- Посещаемость это не дисциплина, а прежде всего учёт
- Журнал, заполняемый самим сотрудником, это не данные, а заявление
- Постоянному месту подходит терминал, разъездной работе приложение с геозоной
- При смешанной команде оба способа должны быть в одной системе
- Заранее проверьте, что при обрыве связи данные не теряются