Сначала опишите свой процесс
До того как смотреть программы, запишите на лист текущее состояние. Как собирается рабочее время, как считается зарплата, как запрашивается отпуск, кому и когда уходит отчёт.
Этот список станет вашим техническим заданием. Без него каждое демо выглядит убедительно, и выбор делается по впечатлению.
Заодно отметьте три самые болезненные проблемы. Система должна закрыть именно их, остальное дополнение.
Посещаемость это основа или дополнение
Это самый важный вопрос, и его чаще всего не задают.
Во многих HRM системах посещаемость построена как дополнительный модуль: ядром служит кадровая база, а рабочее время подключается извне или вводится вручную. В такой системе расчёт зарплаты всё равно потребует ручной проверки.
Если вам нужно точное рабочее время, посещаемость должна лежать в основании системы. Проверить это просто: спросите, из какого источника берутся время прихода и ухода и подключены ли они к зарплате автоматически.
Какие у вас сотрудники
Для сотрудника с постоянным рабочим местом и для разъездного нужны разные способы. Если у вас есть оба типа, они обязаны работать в одной системе.
Иначе вы получите два отдельных отчёта и будете сводить их вручную в конце месяца. А это сводит на нет ожидаемую пользу от автоматизации.
- Офис, производство, магазин, клиника: терминал
- Продажи, доставка, стройка, выездной сервис: мобильное приложение с геозоной
- Смешанная команда: оба способа в одной системе
Интеграции и экспорт
Заранее задайте вопрос о том, как система разговаривает с вашими другими программами.
Во многих случаях полная интеграция не обязательна и достаточно выгрузки отчёта для бухгалтерии. Важно, чтобы в формате экспорта были нужные вам столбцы и чтобы файл не приходилось каждый месяц дорабатывать руками.
Если у вас 1С или другая специализированная система, уточните возможность интеграции до подписания договора.
Модель цены
Цена обычно привязана к числу сотрудников, но детали отличаются и заметно влияют на итог.
Уточните следующее: ограничено ли число филиалов, входит ли стоимость устройства в тариф, оплачиваются ли дополнительные модули отдельно, как меняется тариф при росте.
Работа с системами, у которых цена не опубликована на сайте, занимает больше времени: ответ на каждый вопрос приходится ждать по телефону.
Язык и поддержка
Язык интерфейса на практике оказывается важнее, чем ожидают. На производстве и стройке часть сотрудников читает только на родном языке и просто не станет пользоваться непонятным приложением.
По поддержке тоже уточните: на каком языке и в каком часовом поясе отвечают. Работа с центром поддержки из другой страны на практике идёт медленно.
Пробный период и внедрение
Брать систему без пробного периода рискованно. То, что не видно на демонстрации, проявляется именно в реальной работе.
За время пробы пройдите хотя бы один полный месячный цикл: пусть соберётся посещаемость, посчитается зарплата, и сравните результат со своим прежним способом. Если результаты расходятся, не подписывайте договор, пока не поймёте причину.
Спросите и про срок внедрения. Техническая настройка обычно завершается быстро, а привыкание команды занимает несколько месяцев.
Контрольный список
Задайте продавцу эти вопросы.
- Из какого источника берутся время прихода и ухода
- Считается ли зарплата из посещаемости автоматически
- Как отмечаются разъездные сотрудники
- Теряются ли данные при обрыве интернета
- Ограничено ли число филиалов
- В каком формате можно выгрузить отчёт
- На каких языках интерфейс и поддержка
- Какой пробный период и нужна ли карта
- Можно ли включать модули поэтапно
- Сохраняется ли каждое действие в логе
Коротко
- Начинайте не с демо, а с описания своего процесса
- Если посещаемость это дополнительный модуль, зарплату всё равно придётся проверять руками
- В смешанной команде оба способа обязаны быть в одной системе
- На пробе пройдите хотя бы один полный месячный цикл
- С закрытой ценой каждый вопрос требует звонка