Қызметкерлерді басқару дегеніміз не
Қызметкерлерді басқару көбіне жұмысқа алу мен жұмыстан шығару деп қана түсініледі. Іс жүзінде бұл әлдеқайда кең: адам жұмысқа кірген күннен бастап кеткенге дейінгі әрбір процесс осында кіреді. Жұмыс уақыты, тапсырмалар, жалақы, демалыс, оқыту, тәртіп және құжаттар бір тізбектің буындары.
Тізбектің беріктігі әлсіз буынға тең. Тапсырмалар мінсіз жүргізілгенмен, жұмыс уақыты қағазға жазылса, ай соңында жалақы бәрібір шамалы шығады. Сондықтан басқаруды бөлек-бөлек емес, тұтас қарау керек.
Бәрі нақты деректен басталады
Кез келген басқару өлшеуден басталады. Өлшенбеген нәрсені басқаруға болмайды, себебі шешім қабылдауға негіз жоқ. Басшы біреудің жиі кешігетінін сезуі мүмкін, бірақ сезіммен әңгімеге шығуға болмайды.
Сондықтан бірінші қадам: қызметкерлер базасын реттеу. Әр адамның лауазымы, бөлімі, филиалы, жұмыс кестесі және жалақы шарты бір жерде жазылуы керек. Бұл дерек Excel кестесінде де болуы мүмкін, бірақ ол жалғыз болуы шарт. Екі кесте болса, олар ертелі-кеш бір-біріне қайшы келеді.
- Қызметкер туралы дерек: лауазым, бөлім, филиал, жұмысқа кірген күн
- Жұмыс кестесі: ауысым уақыты, демалыс күндері, икемді кесте бар ма
- Жалақы шарты: айлық, сағаттық немесе аралас
- Кім кімге есеп береді
Жұмыс уақыты және келу-кету
Жұмыс уақыты кадр басқарудың іргетасы. Одан жалақы, тәртіп, жүктеме және жоспарлау шығады. Егер келу-кету дұрыс болмаса, үстіне салынған бәрі де дұрыс болмайды.
Қағаз журнал мен Excel бұл міндетті орындайды, бірақ екі елеулі кемшілігі бар. Біріншісі, деректі адам қолымен енгізеді, демек оны өзгертуге болады. Екіншісі, ол кешігіп келеді: ай соңында есептегенде кешігулерге әсер ету үшін уақыт өтіп кеткен.
Автоматты жиналған келу-кету бұл екі мәселені де шешеді. Келу мен кету уақыты терминал немесе мобильді қосымша арқылы сол сәтте жазылады, кешігу мен істелген сағат өзі есептеледі. Басшы ай соңын күтпейді, жағдайды күнделікті көреді.
Тапсырмалар және жауапкершілік
Қызметкердің жұмыс орнында болуы бір нәрсе, не істеп жатқаны басқа нәрсе. Бірінші сұраққа келу-кету жауап береді, екіншісіне тапсырма жүйесі.
Тапсырманы ауызша беру ең жиі кездесетін қате. Ауызша тапсырманың мерзімі де, жауаптысы да, нәтижесі де тіркелмейді, сондықтан орындалмағанда кім кінәлі деген дау басталады. Жазбаша қойылған тапсырмада мұндай дау жоқ.
Тапсырма жүйесінен нақты пайда алу үшін үш нәрсе жеткілікті: айқын анықтама, айқын мерзім және айқын жауапты. Күрделі әдістемелер кейін келеді, алдымен осы үшеуі орындалсын.
Жалақы, айыппұл және бонус
Жалақы қызметкер үшін басқарудың ең сезілетін бөлігі. Сондықтан ондағы кез келген қате сенімді тез бұзады.
Ең жиі кездесетін мәселе: жалақы есебі келу-кетуден үзілген болады. Келу-кету бір кестеде, айыппұлдар екіншісінде, аванстар басшының дәптерінде жүргізіледі. Ай соңында бұларды біріктіруге бірнеше сағат кетеді және нәтиже бәрібір даулы шығады.
Дұрыс тәсіл: жалақы істелген уақыттан автоматты шықсын, айыппұл мен бонустар осы жерде, ашық ереже бойынша жүргізілсін. Қызметкер өз есебін көре алса, сұрақтар едәуір азаяды.
Демалыс, өтініш және құжаттар
Мессенджерде жазылған демалыс өтініші жоғалады. Бірнеше айдан кейін кім қанша күн демалғаны туралы нақты жауап қалмайды.
Өтініштер бір арнамен жүруі керек: қызметкер жібереді, басшы растайды немесе бас тартады, шешім тарихта сақталады. Бұл күрделі жүйені талап етпейді, бірақ ауызша келісімнен әлдеқайда сенімді.
Неден бастау керек
Барлық процесті бір мезгілде өзгертуге тырысу әдетте сәтсіз аяқталады. Ұжым қарсылық көрсетеді, басшы шаршайды және ескі әдіске оралады.
Іс жүзінде жұмыс істейтін тәртіп мынадай:
- Бірінші апта: қызметкерлер базасы мен кестелерді бір жерге жинаңыз
- Екінші апта: келу-кетуді автоматтандырыңыз, есепті күнделікті қарай бастаңыз
- Бірінші ай соңы: жалақыны осы дерекпен есептеп, нәтижені ескі әдіспен салыстырыңыз
- Екінші ай: тапсырмалар мен демалыс өтініштерін жүйеге көшіріңіз
- Үшінші ай: есептерді тұрақты қарау әдетін қалыптастырыңыз
Жиі кездесетін қателер
Біріншісі, бақылауды жаза құралы ретінде ұсыну. Егер ұжым жаңа жүйе тек айыппұл үшін енгізілді деп түсінсе, оған қарсылық көрсетеді. Шын мәнінде нақты келу-кету қызметкер пайдасына да жұмыс істейді: артық істелген сағат та дәл солай көрінеді.
Екіншісі, жүйені енгізіп, есептерді оқымау. Дерек жиналып тұрады, бірақ шешім қабылдауға әсер етпейді. Мұндай жағдайда автоматтандырудың мәні қалмайды.
Үшіншісі, ережелерді жазып қоймау. Кешігу неше минуттан басталады, айыппұл қалай есептеледі, демалыс қанша бұрын сұралады. Бұлар жазылмаса, әр жағдай жеке дауға айналады.
Қысқаша
- Басқару өлшеуден басталады: өлшенбеген процесті бақылауға болмайды
- Жұмыс уақыты іргетас, жалақы мен тәртіп содан шығады
- Тапсырма үш нәрсені талап етеді: анықтама, мерзім, жауапты
- Бәрін бірден емес, кезең-кезеңмен өзгертіңіз
- Ережелер жазылмаса, жүйе дауды тоқтатпайды